Dobra organizacja pracy, czyli jak pracować wydajniej.

dobra organizacja pracy  Dobra organizacja czasu, czyli jak pracować wydajniej.

Wszyscy mamy te same 24 godziny na dobę. Nie wszyscy potrafimy wykorzystać je jednakowo skutecznie. W czym tkwi tego sekret? W dobrej organizacji i odpowiedniej motywacji. W określeniu priorytetów i w skoncentrowaniu się na nich. W myśl zasady:

jeżeli masz więcej niż 3 priorytety działania to znaczy, że nie masz żadnego. Jim Collins.

Jak więc najwięcej wycisnąć z każdego dnia? Jak go przeżyć tak, by móc położyć się spać w poczuciu dobrze wykorzystanego czasu?

Po pierwsze dobrze zacznij dzień i zastanów się jakie są Twoje priorytety. 

Co tak na prawdę jest dla Ciebie ważne? Co chcesz osiągnąć w dłuższej perspektywie? 
Teraz w tym kontekście przemyśl sobie co masz dzisiaj do zrobienia. 

I dalej: co powinienneś zrobić w tym tygodniu? 
I dalej: jak się to ma do Twoich priorytetów? Czy nie zabrakło na Twojej liście rzeczy do zrobienia czegoś niesamowicie ważnego, niezbędnego by ruszyć z miejsca z realizacją priorytetów?

Teraz podziel zadania do wykonania na te bardziej fizyczne i te bardziej umysłowe (czyli te, które wymagają największej koncentracji).

Te ostatnie zaplanuj sobie na taki moment dnia, kiedy jesteś najbardziej produktywny. Dla jednych będzie to wczesny poranek, dla innych późne popołudnie, czy zupełnie inna pora dnia czy nocy.

Wykorzystaj efektywnie czas dojazdów np do pracy i ułóż sobie w głowie plan działania. 

Jeżeli masz taki czas w swoim dniu. Bo to dobry moment, by sobie wszystko uporządkować w głowie i odpowiednio rozplanować. Sama mam takie półgodziny w ciągu dnia, kiedy po odprowadzeniu starszych dzieci do szkoły beztrosko zasuwam z wózkiem z najmłodszą pociechą do domu. Jakieś 30 minut. Zawsze wtedy wszystko tak mi się tak spontanicznie i logicznie w głowie organizuje. Gdy dochodzę do domu już wiem za co od razu mam chwycić.

Nie siadaj do komputera bez uprzednio przygotowanego planu działania. 

Sprawdziłam na sobie. To działa. Tzn bez planu nie działa, tylko prowadzi do bezproduktywnego miotania się od skrzynki mailowej do Facebooka w tę i z powrotem. A czas beztrosko przecieka przez palce. Wreszcie budzę się z ręką w nocniku, czyli w poczuciu, że tak już późno, a ja jeszcze nic nie zrobiłam. Znacie to uczucie?

Kiedy coś robisz (cokolwiek), najpierw spytaj siebie czy to działanie /czynność przybliża Cię do wymarzonego celu.

Odetnij się od rozpraszaczy, czyli Facebooka i jemu podobnych pokus.

Gdy pracujesz pamiętaj o kilku zasadach, które pomogą Ci działać jeszcze wydajniej:

Rób jedną rzecz na raz. 

Bo gdy próbujemy robić kilka rzeczy jednocześnie, to odczuwamy stres i wcale nie działamy ani szybciej, ani lepiej. W takiej sytuacji sama mam wrażenie, że miotam się. Jeżeli w tym stresie uda mi się pomyślnie zakończyć dane działanie, to nigdy nie mam do końca pewności, czy zrobiłam to dobrze.

Pogrupuj razem podobne działania.

Gdy odpisujesz na maile rób to jednym ciągiem. Może nie do wyczerpania (własnego), ale do ostatecznego załatwienia najważniejszych i najpilniejszych spraw. Sama dzięki temu zyskuję przekonanie, że odwaliłam kawał dobrej roboty. A to każdemu robi dobrze.

Pamiętaj, że zawsze najskuteczniejsza jest najprostsza metoda organizacji.

Dla jednych będą to niezmiennie rozliczne karteluszki przyklejane do lodówki, dla innych ukochana aplikacja na telefon, a jeszcze dla innych stary dobry notes.

Pomagaj sobie w lepszym organizowaniu sobie pracy stosując zasadę 2 minut.  Według której

jeżeli zrobienie czegoś zajmie Ci mniej niż 2 minuty, zrób to od razu. 

Proste. Po co odkładać to na później? Żeby później niemiłosiernie przywaliło? Im więcej zaszłości się  nawarstwia, tym trudniej będzie się za nie zabrać. Przynajmniej u mnie to tak działa.

Nic na siłę, wszystko młotkiem. Jak to zauważył pewien bardzo mądry facet o nieprzyzwoicie wysokim IQ, czyli Albert Einstein: 

Jeżeli cały czas robisz to samo, nie dziw się, że za każdym razem osiągasz takie same rezultaty. 

Morał: spróbuj ugryźć to inaczej. Nie jak ten, który ma do dyspozycji młotek, więc czego się nie dotknie wydaje mu się  to gwoździem.

Zadaj sobie pytanie: „Po jaką cholerę mam to robić?”

Bardzo sympatyczna technika: « What the fuck would you do that? » czyli „Po jaką cholerę mam to robić”? Czyli bardziej cenzuralnie „Po jakiego grzyba mi to”? A jeżeli tylko po to, by zabrać bezcenny czas i podtruć zdrowie? Bo ktoś mnie do tego sprytnie zachęca i mydli oczy, że jest mi to nieodzownne. Bo ma w tym swój interes, ale czy Ty też go masz. Masz swój rozum, przefiltruj to przez niego.

Wcale tego nie musisz. Nie musisz robić wszystkiego. 

Nawet jeżeli wydaje Ci się, że inni wszystko potrafią tak gładko ogarnąć. Bo wcale nie potrafią. Robią to jakimś kosztem. To taka fatamorgana. Co z tego, że bezbłędnie ogarniają skrzynkę mailową i stale są na Facebooku, Pinterescie, Googlu i innych. Aktywni na zabój na wszystkich możliwych frontach. Jeżeli to robią, to może kosztem innych ważnych rzeczy (jak rodzina, sen czy zdrowie), które dla Ciebie są bezcenne.

Wszystko, co doskonałe dojrzewa powoli. Podobnie jak blogowanie wiele ważnych rzeczy w naszym życiu wymaga długofalowych działań. Nie osiąga się ich beztroskim sprintem, ale maratonem. A maraton z reguły wygrywa ten, kto potrafi umiejętnie rozłożyć siły w czasie.

Nic, co ma wielką wartość w życiu, nie przychodzi łatwo. Norman Vincent Peale

Dlatego

Sukcesu nie mierzy się tym, co człowiek osiągnął, ale przeszkodami, które napotkał oraz odwagą, z jaką walczył z przytłaczającymi przeciwnościami. Charles Lindbergh

dobra organizacja pracy
Dlatego schody mogą być szansą.

Pozdrawiam serdecznie

Beata  

Jeżeli pomogłam, zaciekawiłam lub rozbawiłam proszę polub mnie na FB:

Zapisz się na Newsletter

Related posts

  • BEAUTIFUL YOUR PICS

  • Przydatne i inspirujące. Przybyło mi obowiązków, czas ustalić nowe priorytety 🙂

  • Zawsze uważałam, że trzeba sobie ułatwiać życie, nie utrudniać. 🙂
    A facebook to zło wcielone, zawsze zabiera czas.

  • O i idealnie to rozpisałaś wszystko 🙂

  • to mój sukces jest wielki, bo tyle przeszkód mi sie nawaliło!!! 😉 dobre rady trudniej z wprowadzeniem je w życie 🙂

    http://lamodalena.blogspot.com/

  • Inspirująco, konkretnie i na temat 😉
    Pozdrawiam 😉

  • Świetnie to ugryzłaś. Dla mnie zbawienne okazuje sie 30 min w tramwaju, wtedy układam plan i zapisuję. 🙂

  • U mnie jedno jest pewne, każdego dnia około 13-stej gotuję obiad, reszta jest chaotyczna i najczęściej nie planowana. Pozdrawiam Beatka 🙂

  • Dobrze jest przeczytać coś inspirującego przed nauką 😉

  • Dobre zestawienie jak przygotować się do działania i najważniejsze zacząć to robić. Do odpisywania na maile dodałabym, że warto wyznaczyć sobie czas np. 30 minut na wykonanie tej pracy. Takie zaznaczenie czasu działa stymulująco i może się zdarzyć nie uda się odpowiedzieć na wszystko ale jest spora szansa, że odpowie się na więcej maili niż kiedy założymy, że mamy na to duuużo czasu 🙂

  • Bardzo przydatny post, ja lubię sobie wszystko planować i spisywać listy rzeczy do zrobienia, wtedy nie zapominam niczego:)

  • Bardzo fajny wpis, akurat coś dla mnie. Niestety marnuje zbyt dużo czasu i jakoś nie potrafię się porządnie zorganizować.

  • Wszystkie porady są warte zastosowania, ale coś mi się zdaje, że moim kluczem powinna być ta: „Nie siadaj do komputera bez uprzednio przygotowanego planu działania.” Niby zawsze siadam po coś, niby wiem po co, ale wcale nie nazywam tego konkretnie i później do konkretu daleka droga 🙁 Koniecznie muszę to zmienić. To i jeszcze kilka innych rzeczy. Mam nadzieję, że starczy mi motywacji i przejdę od teorii do czynów. Trzymaj kciuki Beato 🙂 Dzięki wielkie 🙂

  • Plan działania do pracy przy komputerze to świetny pomysł. Myślę, że warto spróbować 🙂

  • Wszystkie punkty jak najbardziej przydatne, ja dodatkowo polecam technikę pomidora 😉 Pewnie już się powtarzam, ale mnie najbardziej gubi, że jeśli mam kilka czynności na wieczór, to zawsze przy któejś zasiedzę się dłużej i resztę szlag trafia. Dlatego dobrze jest włączyć sobie minutnik.